Comment gérer les processus dans l’entreprise ? Flux de travail ? La gestion des tâches ? Dans cet article, nous vous clarifierons certaines des principales questions concernant le flux de travail et la gestion des tâches au sein de Bitrix24.
De nombreuses entreprises ont tendance à tout gérer par e-mail, mais il leur manque un outil pour organiser la gestion des tâches au sein de son organisme. C’est à ce moment que l’entreprise comprend qu’elle a besoin d’améliorer ses processus, et qu’elle a besoin de définir : Workflow ou Tâches ?
Selon les consultants Bitrix24, la première chose à faire, c’est de comprendre la réalité du client. De nombreux clients ont besoin d’un workflow, mais n’ont pas encore mis sur papier quels sont les processus de conception d’un workflow. Ceci est particulièrement nécessaire lorsqu’il existe de nombreux processus.
La tâche est mieux appliquée aux activités quotidiennes, internes ou externes, avec les clients et les fournisseurs, par exemple. « Il est possible de créer les tâches, de suivre l’étape de travail et d’évaluer la performance de l’employé », « Il peut s’agir d’activités récurrentes, qui n’ont pas besoin de passer par de nombreux secteurs pour approbation, par exemple. Lorsqu’il s’agit d’un travail qui implique de nombreux domaines, l’idéal est le workflow ».
Lorsqu’on a besoin de surveiller une tâche, l’outil permet même de discuter des points d’amélioration au sein de la tâche, en évitant les échanges d’emails et en organisant tout ce qui concerne une même tâche au même endroit, au sein de Bitrix24. Une autre facilité est que vous pouvez utiliser le même modèle de tâche. De plus, contrairement aux tableurs, la visualisation des tâches est bien meilleure et le rôle de chacun est bien défini.
Le flux de travail a également des modèles dans Bitrix24, et vous pouvez créer plusieurs flux, qui à un moment donné peuvent être complémentaires. Et l’outil permet la personnalisation. Voici quelques bons exemples de flux de travail : demande de matériel, bon de commande, réception de matériel, demande de congé, remboursement, etc.
En général, La vue du flux de travail est beaucoup plus large, du fait que le flux peut se terminer par une tâche et que la tâche peut être une étape dans le flux, mais le flux cartographie l’ensemble du processus, implique plus de zones et le flux de travail doit être très bien conçu. « Il est beaucoup utilisé par les Finances et les RH ».
A titre d’exemple, quand un gestionnaire passe une commande via un flux, il peut suivre sa progression. En regardant le flux, il voit à quel stade en est la demande, si les RH, par exemple, l’ont déjà validée, et il n’a pas besoin de demander où en est la demande de vacances. Et un différentiel est que Bitrix24 offre tous ces services dans la paume de votre main, par téléphone portable.
Un autre avantage est que les tâches et le workflow permettent l’analyse des performances. Il est possible de constater, par exemple, des « flux liés », et de mettre en œuvre des améliorations. Sans compter que Bitrix24 permet d’automatiser une série d’étapes.
Si vous devez gérer des tâches et créer des flux de travail, consultez Bitrix24. Moncrm.me, partenaire de Bitrix24 au France, peut vous aider à comprendre vos processus et peut vous aider à adopter une meilleure solution pour votre entreprise. Cliquez ici pour demander votre Démo en ligne gratuite 
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